Príprava oslavy / akcie 7 – Pozvánky na spoločenskú udalosť

Ako najlepšie pozvať svojich hostí …
Akciu máme vymyslenú, ale aký zvoliť typ pozvania. Kladieme si otázku, ako najlepšie osloviť svojich hostí. Byť kreatívny alebo zvoliť formálnu vážnosť. Pozvánka veľa napovie dopredu. Ak chceme zaručenú účasť, oplatí sa venovať jej trochu pozornosti. Samotná pozvánka by nemala hostí odradiť, ale nalákať, prípadne vzbudiť zvedavosť a záujem.

Druh pozvánky a jej vhľad
O tom ako svojim hosťom oznámime, že sa akcia koná, záleží samozrejme na jej štýle. Inak oslovujeme svojich priateľov a inak sa obraciame na svojich obchodných partnerov. Všeobecne, ale platí, že sa pozýva

formálne – listom, vytlačenou navštívenkou alebo pozvánkou
neformálne – osobne, telefonicky, e-mailom či písomnou, ale omnoho zábavnejšou a kreatívnejšou formou ako pri oficiálnych akciách.

Už samotný vzhľad pozvánky by nám mal napovedať v akom duchu bude akcia prebiehať. Tzn. ak pripravujeme akciu neformálnu, netypickú, tým viac môžeme dať priestor kreativite a anomálii. Akcie slávnostné by mali mať pozvánky elegantné, vkusné až strohé. Ich design môže štýlovo ladiť s typom akcie. Farebne vychádzať z dekorácií atď.

Ručne písaná osobná pozvánka
Sú používané najmä v diplomatických kruhoch, majú vysokú hodnotu a vyjadrujú skutočnú úctu k adresátovi. Ručne vypisujeme aj meno pozvanej osoby. Najlepšie urobíme, keď použijeme plniace pero. Krasopis väčšinou dnes nepatrí k výbave bežne vzdelaného jednotlivca. Ak teda náš rukopis patrí k menej sympatickým, je samozrejme vhodné obrátiť sa na odborníka. Ponúka ručne písané písmo rôznych druhov a vďaka im sa môžete prezentovať nielen s kvalitne napísanými pozvánkami, ale aj s diplomami, certifikátmi, listami atď.

Pozvánky rozosielame v predstihu
Pozvánky rozosielame hosťom v dostatočnom predstihu tak, aby hostia mali dostatok času si svoj čas naplánovať a s podujatím počítať. Berieme do úvahy aj mimoriadnosť obdobia, napríklad v čase dovoleniek je dobré pridať pár dní navyše.

Pre VIP hostí sa často používajú aj tzv. „pozívacie listy“, kde sú hostia upozornení, že im príde pozvánka na určitú akciu s zdvorilou žiadosťou o rezerváciu, v ich určite zaplnenom kalendári. Tieto listy sa väčšinou posielajú jeden až dva mesiace pred akciou. U bežnej pozvánky je typická doba pre jej rozosielanie 2 až 3 týždne vopred. Následnú účasť môžeme overiť aj telefonicky.

Čo by v pozvánke nemalo chýbať
Zameranie akcie …
Ako prvé sa samozrejme uvádza prečo hosťa pozývame. Názov podujatia, tematické zameranie, jej štýl, skrátka všetko čo dotknutému pomôže vytvoriť si predstavu o celkovej atmosfére i štýle akcie.

Predídete tým nejasnostiam, kedy hosť nevie, čo ho presne čaká a ako sa vhodne k danej príležitosti obliecť. Bude vedieť, že pozvanie na banket či raut nie je vhodné absolvovať po večeri o troch chodoch. Zároveň mu bude jasné, že od pozvanie na koktail nemôže očakávať pohostenie pod ktorým sa prehýbajú stoly, ale väčšinou len drobné chuťovky do ruky, sekt, víno a nealkoholické nápoje. V tomto prípade mu ľahké občerstvenie pred samotnou akciou rozhodne neuškodí.

Informácie o hostiteľovi
Každý hosť očakáva, že bude vedieť, kto ho na akciu pozýva. Preto tieto informácie patria medzi prvé, ktoré si každý na pozvánke prečíta.

• Dátum, miesto konanie a čas
Bez uvedenia týchto troch faktických informácií, by Vám asi nikto na akciu neprišiel. Preto ich uvádzame viac menej pre úplnosť, pretože každý vie, že na pozvánke majú svoje výsadné miesto.

• Informácie o vhodnom oblečení

Ak chceme, aby hostia boli vhodne oblečení alebo usporadúvame akciu tematicky zameranú a vyžadujeme účasť hostí v kostýmoch alebo v určitej farebnosti oblekov alebo aj iné špecifiká, môžeme hosťom oblečenie odporučiť.

Výstrelky však budú patriť skôr medzi neformálne akcie. Pre tie oficiálne a formálne platí pravidlo obliecť si slávnostné a formálne oblečenie. Môžeme sa držať aj zásady čím neskôr sa akcia koná, tým sa od nás očakáva slávnostnejšie oblečenie.

Pre koho je pozvánka určená
Ak dostaneme pozvanie na meno, väčšinou to znamená, že je pozvánka neprenosná a určená priamo pre Vašu osobu. Ak chce hostiteľ, aby ste prišili so svojím partnerom, je na pozvánke napísané niečo v tom duchu, ako „pán Ján Novák s manželkou“ alebo sa oznámenie obmedzí na formuláciu“ pozvánka platí pre dve osoby“.

Ak organizujeme akcie a dôsledne trváme na tom, aby na akciu prišli iba tí hostia, ktorým sme pozvánku doručili a nie ich rodinní príslušníci alebo iný záskok – napíšeme „pozvánka je neprenosná“. Potom by sa nemalo stať, že sa na akcii objavia nespôsobilí alebo nevhodní hostia.

Spravidla však platí, že pozvánka na meno je určené pre samotného hosťa a neočakáva sa, že by pozvánka bola putovná. Ak sa záležitosť týka obchodných kontaktov záleží aj na dohode s hostiteľom, keď na akciu pošle svojho povereného zástupcu.

Potvrdenie účasti
Často je na pozvánkach uvedené, aby hostia potvrdili svoju účasť, a to e-mailom, telefonicky alebo písomne. Táto spätná reakcia je pre každého organizátora veľmi dôležitá. Preto jej venujte pozornosť a prípadne sa aj ospravedlňte za svoju neúčasť.

Na pozvánkach sa často objavujú aj tajomné skratky ako napr. RSVP (Táto skratka umiestnená v pravom dolnom rohu nás nabáda, aby sme potvrdili na uvedenom kontakte svoju účasť).

Nakoniec veľmi dôležitá zásada. Potvrdená účasť na slávnostnej akcii je záväzná a len veľmi vážne dôvody sú zámienkou na to, aby sme na akciu nedorazili.

Viac o pozvánkach TU

ZDROJ:  www.mojeparty.cz